Klauzula informacyjna

 

Wykładowco,

Na podstawie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1), dalej „RODO” informujemy jak następuje.

 

Administrator Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Wyższa Szkoła Gospodarki Krajowej w Kutnie, adres: ul. Lelewela 7, 99-300 Kutno, REGON: 610998207, NIP: 7752033388, tel. 00 24 355 83 40, www.wsgk.com.pl, adres e-mail: wsgk@wsgk.com.pl

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych

Administrator Danych powołał w ramach swojej struktury organizacyjnej Inspektora Ochrony Danych, odpowiedzialnego za nadzór nad prawidłowością przetwarzania danych. Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Lelewela 7, 99-300 Kutno drogą e-mailową pod adresem: iod@wsgk.com.pl lub telefonicznie pod nr tel. 24 355 83 40

Jakie dane przetwarzamy

Administrator Danych przetwarza dane identyfikacyjne, dane adresowe i dane kontaktowe. Administrator Danych nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych ani danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa.

Cel przetwarzania

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

·     prowadzenie procesów kadrowo-pracowniczych w ramach wykonywana obowiązków pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, w tym:

(a)  Akta osobowe,

(b)  Umowy,

(c)  Lista płac,

(d)  Deklaracje zgłoszenia pracowników do ZUS,

(e)  Deklaracje przystąpienia do dodatkowego ubezpieczenia,

(f)   Informacje roczne PIT-11,

(g)  Wnioski urlopowe,

(h)  Lista pracowników delegowanych na pobyty zewnętrzne/szkolenia zewn.,

(i)   Informacje do ubezpieczyciela pracowników wyjeżdżających,

·     prowadzenie procesów księgowo-finansowych

(a)   Faktury,

(b)   Przelewy,

(c)   Prowadzenie ewidencji zaświadczeń do banków,

·     prowadzenie dokumentacji BHP

(a) Szkolenia BHP,

(b) Protokoły powypadkowe,

·     prowadzenie procesów dydaktycznych,

·     prowadzenie strony internetowej Administratora,

·     realizacja zawartej umowy z Uczelnią,

·     realizacja prac badawczo-rozwojowych,

·     prowadzenie Biblioteki,

·     prowadzenie archiwum,

·     realizacja projektów,

·     prowadzenie szkoleń wewnętrznych,

·     prowadzenie ewidencji delegacji i wyjazdów służbowych,

·     prowadzenie ewidencji uczestników konferencji,

·     ewentualne dochodzenie roszczeń, ustalenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami będącymi interesem prawnym Administratora Danych

Dane są przetwarzane elektronicznie i analogowo, zgodnie z metodami i procedurami związanymi z celami przetwarzania. Twoje dane osobowe będą przetwarzane również w celu kontaktowania się z Tobą.

Podstawa prawna przetwarzania

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celach realizacji świadczenia pracy na rzecz Administratora Danych zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy w zw. z art. 94 ust. 9a Kodeksu pracy(Dz. U. z 2018 r., poz. 108 t.j.)

Za podstawy przetwarzania należy uznać także art. 94 ust. 9b,  art. 944, art. 945  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 108 t.j.), art. 36 pkt. 8, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, ustawę z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu socjalnym, art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także ustawę z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz. 357).

Podstawą prawną przetwarzania danych jest też odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze Danych, realizacji zadań ustawowych i statutowych oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. realizacji prawnie usprawiedliwionych interesów Administratora Danych, oraz odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. wykonanie umowy, jak również art. 9 ust. 2 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Podstawą przetwarzania Twoich danych jest też prawo sektorowe, w szczególności relewantne przepisy ustawy z dn. 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. 2018 poz. 1668),  przepisy rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (Dz. U. z 2018 r., poz. 1861) oraz przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, 730, 2020).

Podanie danych w zakresie prawnie usprawiedliwionych interesów Administratora i obowiązków prawnych jest warunkiem niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych, w tym statutowych ciążących na Administratorze danych.

Udostępnianie danych osobowych

Informujemy, że odbiorcą Pani/Pana danych osobowych oprócz Administratora Danych będą:

1)   podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, uczestniczące w wykonywaniu czynności Administratora:

a)   dostawcy systemów informatycznych i usług IT;

b)   podmioty świadczące Administratorowi usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, szkoleniowe, organizacyjne, pomoc prawną, podatkową, rachunkową;

c)   podmioty świadczące Administratorowi usługi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony miejsca pracy;

2)   inni administratorzy przetwarzający dane we własnym imieniu:

a)   kontrahenci Administratora – w zakresie niezbędnym do wykonywania umów zawieranych przez Administratora;

b)   podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską;

c)   podmioty współpracujące z Administratorem przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, prawnych – w zakresie, w jakim staną się administratorem danych;

d)   podmioty świadczące usługi telekomunikacyjne;

3)   podmioty działające na podstawie przepisów prawa uprawnione do otrzymania Pani/Pana danych na podstawie skonkretyzowanych norm prawnych;

4)   organy, którym Administrator jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Informacja o zamiarze przekazania danych odbiorcy w państwie trzecim /organizacji międzynarodowej

Administrator Danych nie zamierza przekazywać Twoich danych osobowych do państwa spoza EOG/organizacji międzynarodowej, z zastrzeżeniem sytuacji uzasadnionych prawnie i tylko na podstawie prawa powszechnie obowiązującego.

Retencja danych (okres przechowywania Twoich danych osobowych)

Twoje dane osobowe przetwarzane są przez okres związania obowiązkami prawnymi, w szczególności przez okres wykonywania obowiązków pracodawcy wobec pracownika, w tym m.in.:

·        akta osobowe pracowników – 10 albo 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy,

·        dokumentacja płacowa – 10 albo 50 lat od dnia wytworzenia dokumentacji płacowej

·        zbiór oświadczeń pracowników dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych -10 albo 50 lat od dnia zakończenia pracy u pracodawcy/50 lat od dnia wytworzenia dokumentacji płacowej,

·        zgłoszenia do ZUS – 5 lat,

·        dokumentacja BHP – 10 albo 50 lat od dnia zakończenia pracy u płatnika,

·        protokoły ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, dokumentacja powypadkowa – 10 lat.

Twoje dane będą przechowywane także zgodnie przepisami ustawy z dn. 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. 2018 poz. 1668)  oraz przepisami do niej wykonawczymi, w trakcie obowiązywania umowy, oraz prawnie usprawiedliwionych interesów Administratora, w szczególności do czasu wygaśnięcia wzajemnych roszczeń.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.

Profilowanie

W trakcie przetwarzania danych osobowych żadne decyzje dotyczące Ciebie nie będą zapadać automatycznie oraz nie będą tworzone żadne profile (nie będą podejmowane działania, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO)

Twoje prawa

Masz następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych, w tym uzyskania kopii danych,
  • prawo żądania sprostowania danych
  • prawo do usunięcia danych (w określonych sytuacjach),
  • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania danych,,
  • prawo do wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody możesz dodatkowo skorzystać  z prawa do wycofania zgody w zakresie w jakim są przetwarzane na tej podstawie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub w ramach świadczonej usługi (dane są niezbędne w celu świadczenia usługi) możesz dodatkowo skorzystać z prawa do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora swoich danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu.